RECLAMI, RICORSI, APPELLI E CONTENZIOSI - ITALIANO

Ricorsi, reclami e contenziosi, pervenuti con qualsiasi mezzo, vengono raccolti secondo la loro tipologia: ricorsi (istanze dirette per ottenere la tutela di un diritto o di un interesse), reclami (protesta o lamentela), appelli (non accettazione di una decisione), contenziosi (insieme di controversie sussistenti tra ICEP e il personale certificato).

Reclami

Il personale certificato potrà presentare reclamo a ICEP in forma scritta nel caso ritenga che la qualità del servizio di certificazione, mantenimento o rinnovo offerto non risponda a quanto dichiarato nel presente regolamento. Chiunque poi potrà presentare reclamo ad ICEP in relazione al proprio personale certificato.

Il reclamo dovrà essere presentato ad ICEP con qualsiasi modalità (e-mail o fax o per posta) ma sempre in forma scritta riportando esattamente l’oggetto del reclamo e i riferimenti chiari ad evidenze oggettive che supportino il reclamo stesso, i reclami non possono essere anonimi. In mancanza degli elementi di cui al presente comma il reclamo non verrà preso in carico da ICEP e nessuna risposta è dovuta a chi ha presentato il reclamo stesso.

Il reclamo è portato sempre all’attenzione del Responsabile del Sistema di Gestione che, verificata la completezza delle informazioni e la presenza di tutte le informazioni necessarie, decide sulla fondatezza dello stesso verificando anche se riguarda le proprie attività di certificazione. In ogni caso provvede ad avviare apposita azione correttiva al fine di garantire tracciabilità e corretta registrazione di ogni fase del processo di trattamento che dovrà essere costruttivo, imparziale e tempestivo.

Al termine del processo di gestione che è previsto – salvo casi particolari – abbia una durata di non oltre 5 giorni lavorativi, ICEP comunica in forma scritta ed in qualsiasi modalità (e-mail, fax, posta) avviso formale della fine del processo di trattamento o, in mancanza, aggiorna il reclamante sullo stato di avanzamento del reclamo stesso. In ogni fase del processo di trattamento del reclamo stesso ICEP garantisce che non intervenga personale coinvolto nell’oggetto del reclamo stesso.

Infine, laddove il reclamo riguardi una persona certificata ICEP notificherà per iscritto a quest’ultima la presa in carico del reclamo, eventuali richieste di chiarimenti o commenti in relazione al reclamo, lo stato di avanzamento e la fine del processo di trattamento del reclamo stesso garantendo – nei termini di legge – eventuali necessità di riservatezza.

Ricorsi ed appelli

Il personale certificato può fare ricorso contro le decisioni di ICEP, esponendo le ragioni del dissenso, entro 5 giorni lavorativi dalla data di notifica della decisione. Il ricorso o appello è la segnalazione di non accettazione di una decisione presa da ICEP e deve essere presentata ad ICEP, pena la non presa in carico, sempre in forma scritta con qualsiasi modalità (e-mail, fax, posta) allegando allo stesso ogni evidenza oggettiva a supporto del ricorso presentato avverso alla decisione ICEP.

ICEP ricevuto il ricorso / appello si impegna ad esaminarlo entro 10 giorni lavorativi dalla sua presentazione, sentendo eventualmente il personale certificato e/o altri soggetti coinvolti.

Il ricorso preso in carico è portato all’attenzione direttamente del CEO di ICEP che, sentito il Responsabile del Sistema di Gestione (valutando quindi anche i risultati di eventuali precedenti ricorsi similari), avvia un’azione correttiva e decide sulla fondatezza, sul trattamento dello stesso e quindi sulla necessità di ri-esaminare o meno una decisione presa. Nel caso in cui il ricorso o appello è ritenuto fondato il CEO provvede ad assegnare ad altro Esaminatore e/o Reviewer il dossier al fine di arrivare ad una nuova decisione ICEP che potrà essere avversa o no al ricorrente. Il coinvolgere personale diverso rispetto a quello coinvolto nel ricorso garantisce che ogni ricorso è trattato da ICEP in maniera costruttiva ed imparziale evitando ogni possibile azione discriminatoria nei confronti del ricorrente.

ICEP provvede sempre e comunque in forma scritta e con qualsiasi mezzo (e-mail, fax o posta) a notificare al ricorrente la ricezione, lo stato di avanzamento e l’esito del ricorso stesso.

Ogni spesa relativa al ricorso / appello rimane a carico del personale certificato che lo ha promosso, salvo i casi di riconosciuta fondatezza.

Contenziosi

Qualsiasi controversia nascente dall'applicazione del presente Regolamento sarà deferita ad un collegio arbitrale che avrà sede in Bratislava - SK e che sarà composto di tre arbitri:

• uno nominato da ICEP;
• uno dal personale certificato;
• il terzo (con funzioni di presidente) nominato dai primi due in accordo tra loro o, se in disaccordo, dal Presidente della Camera di Commercio Italo-Slovacca, il quale sarà competente a nominare anche l'arbitro per quella parte che, invitata a nominare il proprio arbitro abbia omesso di provvedervi entro trenta giorni dal ricevimento della comunicazione di nomina inviata dall'altra parte.

Il collegio fisserà le norme di procedura in relazione alla particolare natura della controversia, restando obbligatoria la sola osservanza del principio del contraddittorio.

Gli arbitri decideranno secondo il diritto entro novanta giorni dalla data del verbale di costituzione del collegio. Le spese dell'arbitrato saranno a carico del soccombente.

Legge applicabile e Foro competente

Il presente Regolamento ed il Contratto di Certificazione sono soggetti alla legge della Repubblica Slovacca.

Foro competente: Bratislava – SK.